E-mails zijn voor de gemiddelde kenniswerker vaste prik van de dagelijkse werkroutine geworden. Dat druk ik waarschijnlijk nog voorzichtig uit, want ik zal er niet veel naast zitten als ik stel dat het beheren van de mailbox een behoorlijke hap uit de gemiddelde werkdag van een kantoortijger neemt.
Dat e-mail management praktisch een dagtaak op zich kan worden, klinkt menig kenniswerker ongetwijfeld bekend in de oren. Een studie van de Universiteit van Californië heeft dit met een experiment bevestigd. De onderzoekers volgden twaalf werkdagen lang een riante groep werknemers van een groot bedrijf. Zij constateerden dat werknemers gemiddeld 77 keer per dag hun e-mail checkten, terwijl de ‘zwaargewichten’ op meer dan vierhonderd (!) keer per dag uitkwamen. Een onderzoek bij softwaregigant Adobe bleek dat de kenniswerkers gemiddeld meer dan drie uur per werkdag bezig waren met het verzenden en ontvangen van zakelijke mailtjes. Het is te hopen dat er tussen de bedrijven door ook nog wat echt werk verzet kon worden.
We hebben het nu nog louter over e-mails en laten hiermee andere vormen van (digitale) communicatie buiten beschouwing. Cal Newport beschrijft in zijn boek A world without e-mail dat de moderne kenniswerker praktisch om de paar minuten in de weer is met het ontvangen óf verzenden van enige vorm van elektronische communicatie. Op basis van het eerder genoemde kunnen we concluderen dat het een understatement is om te stellen dat we met enige regelmaat ons digitale postvak checken; de realiteit laat zien dat we er constant druk mee zijn.
Maar in hoeverre is het erg dat we zo in de weer zijn met ons digitale postvak? Diezelfde Newport deed in de VS een onderzoek onder 1.500 kenniswerkers naar hun relatie met digitale tools, met name gericht op elektronisch mailverkeer. Vol verbazing las hij de gegeven reacties toen de respondenten gevraagd werden naar hun gevoel jegens deze technologie. Zo ontving hij de volgende reacties:
- “It’s slow and very frustrating… I often feel like email is impersonal and a waste of time”
- “I hate that I can never be ‘off’”
- “It creates anxiety”
- “I feel an almost uncontrollable need to stop what I’m doing to check email.. it makes me very depressed, anxious, and frustrated.”
Wat zegt ons dit? Mensen frustreren zich dus over e-mails, omdat het een trage manier van communiceren betreft, onpersoonlijk is en soms zelf nutteloos aanvoelt, het maakt onrustig, geeft het gevoel altijd ‘aan’ te moeten staan en geeft de onbeheersbare drang om te stoppen met wat je aan het doen bent. Dat is nogal wat.
Wellicht herken jij jezelf wel in hetgeen hierboven beschreven is en dat het beheren van je persoonlijke en/of zakelijke inbox een bepaalde onrust met zich meebrengt. Als dit een feest van herkenning oplevert, herken je vast ook een situatie waarin je des avonds, in het weekend of op vakantie – allemaal buiten je officiële werktijd – niet kunt ontsnappen aan de gedachte dat de ene na de andere e-mail zich in je digitale postvak opstapelt en je de berg alleen maar ziet groeien, war ertoe leidt dat je handen beginnen te jeuken om deze almaar groeiende stapel à la minute weg te werken.
De respondenten uit de survey van Newport herkenden zich, niet verwonderlijk, in dit belastende gevoel van e-mail management en rapporteerden verschillende vormen van stress als het ging over hun e-mail beheer. Reacties hieromtrent betroffen zoal:
- “I have a constant sense of having missed something”
- “Psychologically, I can’t leave emails unread, no matter how insignificant”
- “I feel like things are piling up, and then I’m becoming stressed”
- “My inbox stresses me out because I know how much effort it takes to properly communicate via email”
Het is evident dat de constante stroom van ontvangen en verzenden van e-mails een bepaalde vorm van ongeluk oplevert: de psychologische ongerustheid van een digitaal postvak dat zich sneller vult dan leegt, de frustratie van grotendeels tekstuele communicatie in plaats van echte communicatie en fear of missing out dat ook nog eens parten speelt.
Kan het ook anders? Ja, dat kan zeker. Graag gooi ik een balletje met enkele suggesties op. Ik noem er drie: 1). Sluit bijvoorbeeld tijdens je werkdag bewust je inbox af, zodat je niet door ieder binnenkomend mailtje afgeleid wordt en je een drempel opwerpt om zelf oeverloos mails naar anderen te sturen. 2). Loop eens naar een collega toe in plaats van diegene een e-mail te sturen. 3). Handel projectgerelateerde vraagstukken niet via e-mail af, maar via een projectmanagement tool, zoals Trello.
Moet je dan toch écht een e-mail sturen? Houd als stelregel aan dat je ernaar streeft om de mailtjes zo kort mogelijk te houden. Houd daarnaast dagelijks vast aan een tweetal vaste momenten waarop jij je binnengekomen mailtjes checkt en beantwoordt. Hiermee verander je ook de verwachtingen van je collega’s: als je louter op deze twee momenten je digitale postvak bijhoudt, beginnen je collega’s er rekening mee te houden dat ze op gezette momenten van je horen en verandert hun perceptie over de snelheid waarop je reageert. Hiermee voorkom je een hoop pingpong geweld op het gebied van e-mail verkeer, wat toch weer een hoop tijd scheelt.
Het kán nog een stukje radicaler. Als afsluiter neem ik je graag mee in een verhaal over Lasse Rheingans, een Duitse ondernemer, die bij z’n technologie start-up een vijf uur durende werkdag introduceerde. Hiermee verminderde hij niet alleen de tijd dat iedere werknemer op kantoor spendeerde, maar ook de totale tijd dat de werknemer aan ‘werk’ besteedde. Bij dit bedrijf start de werkdag gewoon om 08.00, maar eindigt vrij casual om 13.00. Daar staat tegenover dat gedurende de dag social media geblokkeerd is, vergaderingen beperkt worden en e-mail gebruik eveneens tot een minimum werd gereduceerd. Wanneer de werkdag ‘klaar’ is, is het ook daadwerkelijk klaar voor die dag.
Bovenstaand voorbeeld geeft dus aan dat werk in dat geval beperkt blijft tot de gestelde kantooruren. Dat betekent dus ook dat er thuis geen late-night werksessies bestaan, je mail na werktijd checken taboe is en de werktelefoon na kantooruren gewoon uit kan staan.
En dat iedere werkdag. Tel uit je winst. Wat belet ons om hetzelfde eens uit te proberen?